10 Gründe für orgAnice

1. Einfaches Verwalten von Adressen, Ansprechpartnern und Adressmerkmalen

Die zentrale Adressverwaltung ist die Schaltzentrale von orgAnice. Komfortabel und übersichtlich lassen sich hier alle relevanten Daten zu Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten usw. sammeln und optimieren. Für jede Adresse können Sie Postfach-, Rechnungs- und Lieferanschrift nebeneinander verwalten und beliebig viele Ansprechpartner anlegen.

Natürlich ist die Eingabemaske frei konfigurierbar, so dass Sie Felder ändern, löschen oder völlig neue Felder anlegen können. Im Konfigurationsmodus helfen Ihnen dabei Editoren und leicht verständliche Werkzeuge. Darüber hinaus können Sie die Qualität Ihres Adressbestandes durch den eingebauten Dublettencheck verbessern und Adressmerkmale zuordnen (z.B. Branche oder Firmengröße bei Adressen oder Hobbys bei Ansprechpartnern). Sie entscheiden, welche Informationen für Sie wichtig sind und können dementsprechend beliebig viele Adressmerkmale definieren.

Und damit Sie gleich wissen, wer Ihr Kunde ist und wie Sie zu ihm kommen, liefert Ihnen orgAnice per Mausklick eine Adressvisualisierung und Routenplanung mit.

2. Übersichtliches Verwalten von Vorgängen und Aktivitäten

Durch die hohe Integration der Adressverwaltung mit dem Vorgangs- und Aktivitätenmanagement schafft orgAnice Übersicht und verbessert die Qualität und die Geschwindigkeit Ihrer Kommunikationsprozesse. Alle Vorgänge und Aktivitäten (ein- und ausgehende Briefe, Faxe, E-Mails, Termine, Anrufe usw.) werden automatisch dem zentralen Adressbuch zugeordnet, wobei Microsoft Office optimal unterstützt wird. Auf einen Blick erhalten Sie eine komplette und klar geordnete Kontakthistorie. Diese Kontakthistorie steht jedem autorisierten Mitarbeiter im Unternehmen zur Verfügung. Gerade bei Teamarbeit, in Urlaubszeiten oder bei hoher Mitarbeiterfluktuation ist so die Verfügbarkeit wichtiger Informationen in Sekundenbruchteilen gewährleistet. Die hierarchische Struktur der CRM-Datenbank ermöglicht eine thematische Unterteilung der Aktivitäten und Vorgänge.

3. Die umfangreiche Dokumenten- und Formularverwaltung

Aus Anwenderbefragungen wissen wir, dass viele Anwender mit der MS-Word-Serienbrieffunktion auf Kriegsfuß stehen. Um hier Unterstützung zu bieten, erleichtert die orgAnice Dokumentenverwaltung das Erstellen von personalisierten Serienbriefen, -faxen und E-Mails. Von der Erstellung der Vorlage, über die Selektion der Adressen, bis zum automatisierten Versand und dem Eintrag in die Kontakthistorie sind es nur wenige einfache Schritte.

Die Dokumentenverwaltung organisiert auch die Ablage aller nicht adressbezogenen Dokumente, etwa Formulare, Protokolle, Preislisten, Präsentationen usw. Sollten Sie ein personalisiertes Formular (z.B. ein Vertragsangebot) versenden, kann der Empfängeradresse ein Verweis auf das Ursprungsdokument zugewiesen werden. Und damit Sie auch noch in einigen Jahren den Durchblick behalten, können mit einer Archivfunktion nicht mehr benötigte Dokumente ausgelagert werden.

4. Der komfortable Markierungs- und Auswertungsassistent

Dieser Assistent ist für die Adressselektion bei Serienbriefen unverzichtbar, leistet aber weit mehr. So hilft er Ihnen beim Markieren (Filtern) von Datensätzen anhand beliebiger von Ihnen wählbarer Kriterien. Dabei entscheiden Sie, ob der zu markierende Datensatz eines, alle oder keines der von Ihnen definierten Merkmale besitzen soll. Der Assistent ermöglicht das Erstellen wertvoller statistischer Auswertungen und übergibt die Daten automatisiert zur grafischen Darstellung an Excel. Ob Sie alle Kunden nach Postleitzahlbereichen oder verantwortlichen Mitarbeitern filtern wollen, Ihre Kunden nach der Umsatzentwicklung sortieren möchten, oder beliebige Kombinationen von Merkmalen: Der Assistent hilft.

5. Die effiziente Angebotsverwaltung mit Fakturierung

Aus der integrierten Angebots- und Artikelverwaltung heraus lassen sich Angebote erstellen, Verkaufschancen ermitteln und Umsatzforecasts erstellen und verwalten. Die Verkaufschancen werden nach absoluten und gewichteten Werten, also unter Berücksichtigung der Abschluss-Wahrscheinlichkeit, ermittelt (sog. Opportunity-Management). Sie können so z.B. eine Vorschau erstellen, welchen Umsatz Sie relativ gesehen im nächsten Quartal erwarten dürfen. Die orgAnice Angebotsverwaltung verkürzt durch die Bereitstellung aller relevanten Daten Ihre Reaktionszeit in der Vertriebs- und Marketingsteuerung erheblich. Angebote können in Lieferscheine und Rechnungen umgewandelt werden.

Sollten Sie die orgAnice Fakturierung nicht benötigen, kann der Bereich auch ausgeblendet werden. Das Mahnwesen ist individuell nach Benutzervorgaben konfigurierbar und automatisierbar bis hin zum elektronischen Mahnbescheid.

6. Die arbeitserleichternden orgAnice Komponenten

orgAnice Phone, die CTI-Komponente, vermittelt Gespräche direkt aus der Datenbank und identifiziert Anrufer noch vor der Gesprächsannahme. Durch die Verknüpfung von Adressen und Aktivitäten in orgAnice haben Sie schon vor dem Aufbau der Sprachverbindung alle Informationen zum Gesprächspartner auf dem Bildschirm! Dabei kann das Telefonat über Headset, Endgerät oder Freisprecheinrichtung geführt werden und es stehen alle Funktionen eines Komforttelefons zur Verfügung. Durch Integration von WinPhone in orgAnice ist auch Internet-Telefonie möglich.

orgAnice Image ermöglicht das Einscannen, Komprimieren und Zuordnen von Dokumenten, natürlich mit mehreren Seiten pro Dokument. Die Komprimierungsrate ist exzellent, so dass die gescannten Dokumente extrem wenig Speicherplatz benötigen. Bei vielen Kunden der orgAnice Software GmbH wird die eingehende Korrespondenz mit orgAnice Image zentral eingelesen und erst dann an die zuständige Abteilung bzw. den Mitarbeiter weitergeleitet. So ist die Kontakthistorie stets vollständig und die antiquierte Ablage in Aktenordnern wird weitgehend überflüssig.

orgAnice Print
ist für die Druckausgabe in orgAnice zuständig und erlaubt unter anderem einen komfortablen Etiketten- und Auswertungsdruck. Sie können eigene Layouts erstellen und diese in der dazugehörigen orgAnice Datenbankdatei abspeichern.

7. Die zielgerichtete Gestaltung von Bildschirmansichten

Aus zwei Gründen ist die freie Konfiguration von Bildschirmansichten in einer CRM-Lösung unverzichtbar: Übersichtlichkeit und Sicherheit. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt alle Arbeitsbereiche der CRM-Datenbank orgAnice. Deshalb können Sie unterschiedliche Benutzergruppen (z.B. Geschäftsführung, Vertrieb, Technik usw.) einrichten und diesen ganz individuelle Bildschirmansichten zuweisen.

Sie können benötigte Tabellen auswählen und ganz, bzw. im Ausschnitt darstellen und somit das Bildschirmlayout an die tatsächlichen Prozesse am Arbeitsplatz des Mitarbeiters anpassen. Der findet dadurch schnell und sicher die für ihn relevanten Informationen. Unberechtigte erhalten darüber hinaus keinen Zugriff auf sensible Daten, die in einem für sie gesperrten Arbeitsbereich liegen.

8. Die unbegrenzte Anbindung von externen Mitarbeitern und Standorten

Mobilität und verteiltes Arbeiten wird ein entscheidender Faktoren für den Unternehmenserfolg bleiben. Die Komponente orgAnice Replication ermöglicht daher optional den Abgleich einer orgAnice Datenbank mit beliebig vielen Replikaten an anderen Standorten.

Ein typischer Anwendungsfall wären außer Haus arbeitende Vertriebsmitarbeiter, die mit Hilfe der Replikation auch an Ihrem Einsatzort Zugriff auf die Daten erhalten, dann vor Ort eigene Änderungen vornehmen und diese mit einer zentralen Datenbank synchronisieren können. Ist kein direkter Zugriff möglich, können die Änderungsprotokolldateien der Gegenstelle per E-Mail, FTP-Transfer oder auch per mobilen Datenträger übersandt werden. orgAnice unterstützt Voll-, Teil- und Staffelreplikation von MS SQL Server 2000/2005/2012/2014.

9. Dokumentierte COM-Schnittstellen

orgAnice ist auf Basis von Microsofts „Component Object Model“ (COM) in Komponenten aufgeteilt. Diese Schnittstellen sind standardisiert und dokumentiert, so dass der Zugriff auf orgAnice Objekte aus anderen Visual Basic-, VBA, C++, VB Script und .NET Applikationen möglich ist. Für folgende Komponenten sind die COM-Schnittstellen dokumentiert:

orgAnice Datenbankserver
orgAnice Data (das orgAnice Frontend)
orgAnice Print (Report- und Druckkomponente)
orgAnice Phone (CTI-Komponente)
orgAnice Replication (Replikationskomponente)

10. Problemloser Wechsel zwischen Datenbankformaten

Durch die Unterstützung von SQL-Datenbanken hat die orgAnice Software GmbH einen wichtigen Schritt zur Positionierung von orgAnice im Mittelstand und Großunternehmen vollzogen. Damit werden aktuell folgende Formate unterstützt:

– orgAnice eigenes Format (Key Storage)
– Microsoft SQL 2000/2005
/2012/2014