E-Mail-Archivierung für Unternehmen
MailStore Server
MailStore Server ist die einfachste Möglichkeit, die E-Mails aller Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zentral zu archivieren. Auf diese Weise können Sie die Ordnung, Sicherheit und Verfügbarkeit Ihrer Daten dauerhaft sicherstellen.
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Verteilte E-Mails einsammeln
Oft liegen E-Mails auf unzähligen Anwender-Systemen im Unternehmen verteilt. MailStore kann E-Mails direkt aus Microsoft Outlook, Microsoft Outlook PST-Dateien oder Mozilla Thunderbird archivieren. Auf diese Weise können Sie die Sicherheit Ihrer Daten unabhängig von einzelnen Anwendern oder PC-Systemen dauerhaft gewährleisten.
E-Mail-Server entlasten
Nach der Archivierung der E-Mails können diese aus den Postfächern der E-Mail-Server gelöscht werden. Dies schafft wieder freie Ressourcen und senkt die Kosten und den Aufwand für die Administration der Server. Zusätzlich können auf diese Weise Größenbeschränkungen der Postfächer vermieden werden. Je nach Wunsch kann MailStore die E-Mails automatisch nach der Archivierung aus den Postfächern löschen.
Zusammen, was zusammen gehört
Nicht selten besitzt ein einzelner Anwender mehrere PST-Dateien, Exchange-Postfächer und Webmail-Konten (z.B. bei GMX oder T-Online). Nach der Archivierung stellt MailStore ihm alle E-Mails als Gesamtheit in einem Archiv zur Verfügung. Dies erleichtert die Suche und den Zugriff auf wichtige Informationen.
Gesetzliche Anforderungen erfüllen
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft auch auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu. Weitere Anforderungen ergeben sich auch aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Mit MailStore können Sie die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen.
Datenverluste vermeiden
E-Mails gehen durch defekte PST-Dateien, unvorsichtiges Löschen oder Systemwechsel verloren. Oft werden auch ganze Postfächer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen gelöscht. Mit MailStore können Sie beliebig große Datenbestände sicher und langfristig aufbewahren. Löschvorgänge durch Anwender im Archiv können allgemein unterbunden werden.
Schnell suchen & clever nutzen
Jeder Mitarbeiter kann seine E-Mails sehr schnell durchsuchen, direkt betrachten und bei Bedarf per Mausklick im E-Mail-Programm (z.B. Microsoft Outlook) zurücköffnen. Zudem können Sie Berechtigungen für den Zugriff auf die archivierten E-Mails anderer Anwender vergeben und so das Teamwork in Ihrem Unternehmen vereinfachen.
Für weitergehende Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung!
